Software per la digitalizzazione e archiviazione documentale
Sostituiamo la carta, per davvero.
Digitalo è un software in cloud il cui scopo è quello di permettere la sostituzione dei documenti che abitualmente stampate (quali ad esempio contratti, lettere, documenti, progetti, preventivi, offerte, ecc.) con una loro versione digitale ed archiviarli in un Data Center sicuro da dove facilmente recuperarli. Tra i vantaggi più immediati il risparmio di tempo, risorse e materiali e la maggior sicurezza e controllo ottenibile sui vostri documenti aziendali, nel dettaglio:
RISPARMIO DI TEMPO E RISORSE
Archiviazione immediata ed automatica del documento direttamente dal PC dove lo state creando
Ricerca e recupero dei documenti molto più rapida e fruibile da ogni luogo in cui voi siate
Invio o condivisione dei documenti in maniera semplice ed immediata
RISPARMIO SUI MATERIALI
Eliminazione di raccoglitori ed armadi, risparmiando spazio nei locali aziendali
Risparmio su costo copia (carta, toner, cartucce inchiostro, acquisto/noleggio stampanti)
Riduzione dei rifiuti e minor spreco di carta (un minor abbattimento di alberi aiuta anche l’ambiente)
MIGLIORAMENTO DELLA SICUREZZA
Archiviazione delocalizzata (nessun rischio di perdita dei documenti causa eventi accidentali o dolosi)
Documenti criptati e trasmessi in modalità protetta (https o VPN)
Accesso ai documenti ottenibile solo dalle persone autorizzate
Controllo dello storico di utilizzo o delle modifiche effettuate sul documento
FUNZIONALITA’ DI BASE
Gestione anagrafica clienti/fornitori associabili ai documenti
Gestione utenti e relativi ruoli gerarchici per permessi di accesso o creazione documenti
Gestione dipartimenti (comparti/sedi aziendali) con utenti supervisori
Categorizzazione dei documenti e creazione illimitata di sottocategorie
Archiviazione immediata in cloud del documento, generato in PDF mediante driver di stampa dedicato
Criptazione documenti e loro trasmissione in Data Center in modalità sicura https o VPN
Possibilità di conservazione sostitutiva decennale per i soli documenti che la necessitano
Associazione di metadati al documento, utili per la ricerca, quali:
- nome utente con data e ora di creazione
- ragione sociale cliente/fornitore relativo
- numero/protocollo e data documento
- categoria e sottocategoria di appartenenza
- campo descrittivo
Rapido recupero del documento cercato mediante campi di ricerca e suddivisione in cartelle categorie e sottocategorie
Visualizzazione, download/upload, ristampa e condivisione dei documenti, permessi solo agli utenti con le necessarie autorizzazioni
Mantenimento dello storico del documento, con indicazione di chi ha eseguito operazioni con esso, quando e di che tipo